Методичний посібник з організації архіву

Цей посібник я склала насамперед для себе і можливо для інших. Нехай полежить тут  😉

Зміст

 1.   З чого починається архів?

2.   Основні вимоги щодо передачі і прийому документів

3.   Складання документів у справи

4.   Система розміщення документів в архіві

5.   Виконання запитів за архівними документами

6.   Яким має бути архівосховище і як зберігати документи

7.   Номенклатура справ установи. Що це і навіщо?

8.   Види описів справ

9.   Загальні правила оформлення описів

10.       Опис з кадрових питань. Важливі моменти

11.       Документи невиправно пошкоджені. Що робити архіву?

12.       Експертна комісія установи. Її завдання

13.       Акт про знищення документів, строк зберігання яких закінчився

14.       Що робити з документами при ліквідації установи

15.       Зв'язок з державним архівом

16.       Електронний архів  

17.       Перелік додатків

18.       Додатки

19.       Розшифрування архівних термінів

20.       Основні нормативні документи, які регулюють роботу архівів

1.           З чого починається архів?

В даному методичному посібнику ми  розглянемо основні вимоги і рекомендації щодо роботи архівів різних установ будь-якої форми власності, в яких не утворюються документи постійного зберігання (документи НАФ) для подальшої їх передачі в державний архів.

Наприклад, архів банку, архів торгової компанії, архів малого  підприємства або товариства.

Організація надходження документів до архіву покроково

1      Крок  Структура установи

Перш за все необхідно чітко уявляти, які саме документи утворюються в процесі діяльності установи. Для цього необхідно знати структуру цієї установи по департаментам/відділам або за напрямками діяльності, якщо структурних підрозділів немає. Можна запросити штатний розпис у відділі кадрів або відомості у службі діловодства.

2      Крок  Номенклатури структурних підрозділів установи

Маючи перед собою структуру, ви переходите до наступного кроку – збір інформації щодо кількісті і видів документів по кожному відділу установи.

Кожен структурний підрозділ (департамент, управління, відділ, сектор) повинен надати перелік видів документів, з якими він працює протягом року. Цей перелік називається номенклатурою справ (додаток 1)

Свою номенклатуру справ структурні підрозділи щорічно надають до 15 листопада.

Якщо установа немає чіткої структури, все одно необхідно зібрати інформацію по документам у відповідальних осіб за напрямками діяльності (фінансування, планування, менеджмент).

3      Крок  Зведена номенклатура справ

На підставі номенклатури справ структурних підрозділів архіваріус складає зведену номенклатуру справ установи (додаток 2). Згідно архівних правил зведену номенклатуру справ розробляє служба діловодства ї підписується її керівником, а потім візується архіваріусом. Але на практиці номенклатурою справ установи займається архів. Більш детально про номенклатуру справ йдеться у розділі 7. 

4      Крок Порядок прийому-передачі документів в архів

Знаючи, де і які документи накопичуються, необхідно прописати Порядок прийому-передачі документів відділами до архіву.

Порядок включає в себе:

-       правила оформлення документів перед тим, як здати їх в архів (порядок складання, прошив)

-       графік передачі документів (раз на місяць, раз на квартал чи раз в півроку, або у встановлені дати). Графік передачі узгоджується з керівниками відділів, затверджується керівництвом установи.

Без чітко сформульованого Порядку прийому-передачі та його дотримання неможливий і порядок в  цілому у документообігу установи.

Архіваріус контролює своєчасність передачі документів до архіву. Надає, якщо є потреба, відповідальним особам у структурних підрозділах звіти щодо порушень графіку або оформленню документів. Консультує з питань оформлення і передачі документів.

2.           Основні вимоги щодо передачі і прийому документів

Документи установи передаються до архіву згідно затвердженого керівництвом графіку прийому-передачі, про який йшлось вище.
Слід пам’ятати, що документи тривалого (понад 10 років) зберігання і  документи з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву через 2 роки після завершення їх ведення в діловодстві. Зазвичай це документи служби діловодства (накази з основної діяльності, протоколи загальних зборів тощо) та документи відділу кадрів (накази з особового складу, особові справи, особові рахунки тощо).
 

Вимоги щодо  підготовки документів до передачі в архів:

-       До архіву передаються тільки відпрацьовані, завершені в діловодстві документи, які вже не знадобляться у роботі.
Увага! Договір вважається завершеним або, інакше кажучи, закритим, якщо його дія остаточно припинена.
Увага! Документи канцелярії (накази з основної діяльності, листування), а також документи відділу кадрів (накази з особового складу, особові справи, розрахунково-платіжні відомості) зберігаються на місцях у відділах за період поточного і попереднього року. За інші попередні роки -  передаються до архіву
 
-       Перед передачею документи сортуються по групам. Договори до договорів, акти до актів, накладні до накладних, касові книги до касових книг, листування до листування. Всередині групи документи складаються, як правило, за хронологією по рокам.
Увага!  В архіві датою договору вважається дата припинення його дії. Наприклад: договір №303 від 31.12.2021 припинив свою дію 31.12.2022. Архівною датою цього договору буде 2022 рік. Відлік строку списання починається з наступного 2023 року.
Договори в рамках одного року краще складати в алфавітному порядку по першій літері назви контрагента, не враховуючі назву форми власності.
Наприклад: договір с  ТОВ «Салют» відправляється до розділу літери «С», Торгова компанія «Люкс» відправляється до розділу літери «Л»
 
-       Кожна група документів за один окремий рік, залежно від їх кількості, складається у папку чи коробку або зв’язується у в’язку. На папці, коробці або в’язці вказується назва відділу, що передає документи, вид документів, період в рамках року або просто рік.
Наприклад: «Операційний відділ, касові документи за 2020 рік».
 
Увага! Недопустимо змішувати документи за різні роки в однієї папці, коробці, в’язці. Відокремлювати кожен рік важливо, так як від дати, тобто року  відраховуються термін зберігання документу. А по завершенню цього терміну, документ знищується. Таким чином, якщо змішати документи за різні роки, це ускладнить процес їх зберігання, пошуку і відбір на утилізацію.
 
-       Документи передаються в архів на підставі реєстру або опису (додаток 3). Тобто складається перелік папок або коробок, в’язок із зазначенням дат, загальної кількості. Опис підписує відповідальна за передачу особа, проставляється дата передачі.
Увага! Опис чи реєстр складається і надається в архів у двох примірниках.

 

Основні вимоги щодо прийому документів:

-       Кожен документ або група документів повинні бути перевірені  на правильність оформлення. У випадку порушень повертаються у відділи на доопрацювання.
Увага! Первинні бухгалтерські документи передаються обов’язково в прошитому виді. Документи тривалого зберігання і з кадрових питань передаються прошитими у тверду обкладинку, з пронумерованими аркушами. Більш детально про оформлення у розділі 3
 
-       Архіваріус перевіряє наявність документів згідно наданих описів або реєстрів. І тільки після перевірки візує ці реєстри/описи (ставить дату прийому і свій підпис) . Один примірник залишається на зберіганні в архіві, другий повертається у відділ.
Увага! Описи, реєстри зберігаються в архіві 3 роки після знищення документів в них зазначених. Описи допомагають в вирішенні суперечок щодо передачі документів, наявності їх в архіві. Описи і реєстри відносяться до обліково-пошукового комплексу архіву, без якого неможливе нормальне функціонування. 
 
-       Усі надходження архіваріус реєструє в журналах реєстрації, електронних базах даних. Система реєстрації розробляється з урахуванням подальшого пошуку документів в архіві, відбору їх на знищення. Як правило архіваріуси ведуть кілька різних картотек в паперовому чи  електронному виді. Саме за допомогою журналів реєстрації, картотек, обліково-пошуково електронних баз даних визначається місце знаходження в архівосховищі необхідного документу.
Увага! При реєстрації надходження обов’язково зазначається: дата надходження в архів; структурний підрозділ, яким передані документи; вид документів; їх кількість; дата документів (рік), місце зберігання в архіві.
 
-       Документи повинні бути поміщені у короба або сформовані у в’язки. Короба і в’язки підписуються, або на них наклеюються ярлики, на яких вказуються: назва підрозділу, вид документів, крайні дати документів. Недопустиме зберігання у розсипу, стопками, купками з папок, зшивів, книг. Якщо документи передані в папках, папки обов’язково вкладаються в короба, або формується у в’язку.
 
3.               Складання документів у справи
 Які документи входять до справ
 Згідно архівних правил архів приймає до себе на зберігання вже упорядковані документи. Тобто структурні відділи або відповідальні особи самостійно складають і зшивають однотипні документи  у справи або формують в’язки, розміщують у короба, папки.

Архіваріус лише перевіряє документи на правильність оформлення та надає методичну допомогу на предмет прошивки або дотримання правил складання документів всередині справи.

Увага! За зміст документу архіваріус не відповідає.

Не виключені ситуації, коли роботу з прошивки документів виконує архів. В будь-якому випадку архіваріусу необхідно знати стандарти, прописані в архівних правилах (Розділ 2 «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5) або нормативних документах з фінансової діяльності (Розділи ІІІ.35, ІV.39 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні Постанова Нацбанку України від 29.12.2017 №148)

 

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

-       обов’язково зшиваються в архівні справи документи наступних категорій: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання. Змішувати ці категорії в одному зшиві (справі) не дозволяється по двом вагомим причинам: 1) різні категорії мають різні строки зберігання, 2) документ, якій буде підшитий у не свою категорію, з іншим строком зберігання, потім не знайдеться. Тобто є загроза втрати документа: знищити його раніше, ніж потрібно або не знайти.

-       до архівної справи входять тільки виконані документи одного питання або споріднених питань відповідно до номенклатури, де прописані заголовки. Наприклад, не дозволяється змішувати в одній справі листування і розпорядження

-        в архівну справу включаються документи за один календарний рік. Змішувати документи за різни роки неприпустимо. Окрім перехідних документів, котрі ведуться декілька років. Наприклад, журнали реєстрації або книги обліково-розрахункових операцій, історії хвороби, особові справи тощо.

-       додавати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

-       за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (або не більше 40 мм завтовшки).

-       документи складаються у справі в хронологічному та/або логічному порядку.

-       положення, правила, інструкції та інше, затверджені розпорядчими документами, групуються разом з ними. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами, всередині виду за хронологією.

-       документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

1.    протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2.    документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

-       протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

-       справи з листування формуються за змістом та кореспондентською ознакою (адресатом) і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

З яких документів складаються особові справи

Особова справа формується протягом усього часу роботи працівника в установі. Документи складаються в хронологічному порядку по мірі їх надходження.

Наприклад:

Заява про прийняття на роботу

Трудовий договір (контракт)

Копії наказів чи розпоряджень про прийняття на роботу

Особовий листок з обліку кадрів, доповнення до нього

Автобіографія

Копія паспорта

Копія облікової картки платника податків

Копія військового квитка у разі наявності

Копії документів про освіту, науковий ступень, вчене звання

Заяви, копії наказів про переведення на іншу роботу або посаду, сумісництво, зміну біографічних даних (зміна прізвища та інше)

Характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, нагородження, преміювання, документи з атестації

Заява про звільнення з роботи

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис з переліком документів у неї. Внутрішній опис  розміщується на початку справи (додаток 4)

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.

Як правильно оформити справи: нумерація, прошив

 

Нумерація справ

Документи з кадрових питань (накази, особові справи, особові рахунки), документи постійного, а також тривалого зберігання (понад 10 років) формуються у справи в твердій обкладинці. Аркуші у справах нумеруються арабськими цифрами у валовому порядку. Цифри проставляються олівцем або механічним нумератором у правому верхньому куті.

Увага! Забороняється використовувати чорнила, пасти або кольорові олівці.

 

Першим аркушем у справі йде внутрішній опис (додаток 4) – перелік документів, із зазначенням їх дат, заголовків та номерів аркушів у справі. Внутрішній опис складати не обов’язково. Необхідність складання визначається інструкцією з діловодства установи.

Загальна кількість аркушів, а також особливості нумерації у справі (літерні, пропущені) вказуються в засвідчувальному напису (додаток 5). Засвідчувальний напис обов’язковий. Розміщується останнім аркушем у справі. У друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша

Увага! Внутрішній опис справи і засвідчувальний напис складаються на окремих аркушах. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо.

 

Якщо справи сформовані в томи або частини, то аркуші у кожному томі (частині) нумеруються окремо, починаючи з номера 1

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формату, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється (згинається) на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності декількох окремих помилок у нумерації аркушів допускається застосування літерних номерів аркушів (135-а, 135-б тощо).

Якщо кількість помилок у нумерації занадто  велика, аркуші перенумеровуються, Старі номери закреслюються олівцем однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

Прошив справ

Справи тривалого зберігання і справи з кадрових питань прошиваються у тверду обкладинку (картон) з метою їх фізичного збереження. Підшивають у чотири проколи суровими нитками або дратвою. Перед прошивкою всі скріпки, шпильки, металеві скріплення з документів вилучаються.

Проколи не повинні проходити через текст документу. Якщо текст надруковано надто близько до краю проколу, корінець документу нарощують папером.

Незатребувані особові документи (трудові книжки, посвідчення, дипломи, атестати, свідоцтва тощо) вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.

Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ виконують за формою, наведеною в додаток 6.

Увага! Обкладинки справ підписуються від руки чорним світлостійкими чорнилами або пастою. Забороняється роздрукування і наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи. Обкладинки можна виготовляти друкарським способом в типографії. Але заповнювати змінну інформацію тільки від руки чорними чорнилами або пастою.

У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів у справі). Заголовок справи на обкладинці має відповідати заголовку в опису справ структурного підрозділу.

На обкладинках справ (титульних аркушах) проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на  кожному з них проставляються крайні дати документів (початку та закінчення справ).

У разі зазначення точних календарних дат зазначаються число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис «У справі є документи за ____ роки». Дати можуть не зазначатися на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені у заголовках справ.

На обкладинках справ (титульних аркушах) зазначають кількість аркушів у справі, зазначену у засвідчувальному напису (без врахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи в правому верхньому куті та нижньому лівому куті зазначається архівний шифр справи (за погодженням з архівом установи номери зведеного опису і архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляються в архіві після затвердження зведеного опису справ). Для проставлення архівного шифру може застосовуватися штамп.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи (титульному листі) зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

4.               Система розміщення документів

Архіваріус має своє робоче місце або окрему кімнату, де здійснює прийом, перевірку документів. Якщо є окрема робоча кімната, то документи, які частіше запитуються, раціонально держати поруч на полицях, шафах, офісних стелажах.

Інші документи розміщуються в архівосховищах. Їх може бути одно або декілька. Архівосховища являють собою великі приміщення, оснащенні стелажами і хоча б одним столом.

Система розміщення знов таки залежить від частоти запиту тих чи інших документів. Але зазвичай найбільш зручна система розміщення за видами документів. Тобто на одному стелажі розміщується один з видів документів в хронологічному порядку. Наприклад, на першому стелажі договори постачання (на першій полиці договори за 2021, на другій – за 2022). Бажано відокремлювати один рік від другого. Це облегшить в подальшому відбір на знищення. Для зручності пошуку на кожному з стелажів прикріплюється покажчик  з переліком документів, розміщених на ньому . Ще для більшої наочності підписується кожна полка.   

Більш детально про архівосховище у розділі 6

5.           Виконання запитів за архівними документами

Архів не лише приймає документи і зберігає їх у себе, а ще виконує запити структурних підрозділів установи. Чим більш вдосконалена система обліку і розміщення документів в архівосховищах, тім скоріше архіваріус виконає запит. Тому так важливо все фіксувати, описувати, мати покажчики.

Види запитів, з якими зіткнеться архіваріус у своєї роботі:

-       Надання консультації щодо строків зберігання документів та їх оформлення для передачі в архів

-       Надання копій документів (ксерокопій, скан-копій)

-       Надання архівних довідок

-       Видача документів у тимчасове використання

Надання консультації щодо строків зберігання документів та їх оформлення для передачі в архів

З цими питаннями звертаються колеги з інших відділів. Надати консультації архіваріус може, спираючись на нормативні документи з роботи архівних установ та інструкції, розроблені безпосередньо архівом. Консультації надаються в усній або письмовій формі.

Надання копій документів (ксерокопій, скан-копій)

Надання копій документів здійснюється на підставі письмового запиту. Іноді, усного запиту. Але важливо все ж таки мати письмово оформлений запит  для фіксації дій архіву. Оскільки для створення копій необхідно витягнути документи з коробки, відсканувати і знову обов’язково повернути на місце в коробку, а коробку на полицю. Таких документів може бути от одного-двох до сотень. Запити у письмовій формі потрібні для загального обліку документообороту в архіві, врахування статистики запитів по тим чи іншим документам.

Надання архівної довідки

Архіви установ рідко стикаються з такими запитами. Якщо виникне потреба, то довідка складається в довільній формі с посиланням на оригінали документів. Візує довідку архіваріус

Видача оригіналів документів у тимчасове використання

Оригінали документів на підставі письмових запитів архів надає винятково в окремих видках:

-       структурним підрозділам установи

-       аудиту

-       податковій службі

-       слідчим, судовим органам

Запити зазвичай в архів надходять не напряму від аудиту чи слідчих та перевіряльних органів, а від структурних підрозділів, які запитують документи для своєї роботи або посилаючись на запити аудиту або листи/постанови податкової, судових, слідчих органів.

Увага! Видача із архіву первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності з бухгалтерської служби працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку установи (п. 6.8 Положення №88 про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України від 24.051995)

Увага! До запиту на основі вимог слідчих судових органів обов’язково додається копія листа/постанови перевіряльних або слідчих органів.

 

Перед тим, як віддати оригінали обов’язково  необхідно зробити копії в електронному виді, або ксерокопії. Ксерокопії підкладаються замість оригіналів. Також на місце вилученого документа  підкладається картка-замінник (додаток 7).

Увага! Передача оригіналів на підставі рішень судових і слідчих органів передбачає складання відповідного Акту (додаток 8)

 

Видача документів реєструється в журналі реєстрації видачі документів (можливий електронний або паперовий варіанти). В журналі є обов’язковими графи: «Дата видачі», «Вид документу», «Дата документу», «Кому виданий документ», «Дата повернення».

6.           Яким має бути архівосховище і як зберігати документи

Місце зберігання документів – одне із головніших і складніших питань архіву. Контроль за обліком і списанням документів неможливий без обладнаного стелажами архівосховища. Без архівосховища, що відповідає елементарним вимогам архіву, документи з часом будуть розміщатися купами і знайти щось в цих купах буде складно.

Якщо архіви великих компаній і підприємств накопичують у своєї діяльності дуже багато документів, то архівосховищ може бути декілька. Всі вони мають бути пронумеровані. Архівосховище №I, архівосховище №II і так далі. Має бути також список документів, з якого буде ясно де які з них знаходяться - в якому саме архівосховище.

Тепер щодо правил обладнання стелажами і в цілому орієнтирах на великих площах зберігання документів.

Бажано, щоб приміщення, призначене під архівосховище, було без вікон. Якщо вікна є, їх затемняють жалюзями, шторами, фарбуванням. Головне, щоб пряме сонячне світло не попадало безпосередньо на документ. Для більшого захисту від світла та пилу документи, як правило, розміщують ще і в закритих коробках.

Для установки стелажів важно мати в архівосховищі рівний пол. Стелажі можуть бути пересувними або стаціонарними.

Порядок розміщення стелажів:

головний прохід від входу становить не менше 1,2 м

проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);

відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;

відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;

ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.

Становлять стелажі перпендикулярно до стін з вікнами, а якщо вікон немає – з урахуванням особливостей приміщення і самих стелажів

Порядок розміщення справ:

Коробки, в’язки розміщуються з урахуванням  того наскільки вони затребувані у роботі підрозділів.

Бажано розміщати документи структурних підрозділів установи окремо друг від друга. Не змішувати разом різні види документів. А всередині однієї групи документів не змішувати їх за різні роки, дотримуючись хронологічного порядку.

Увага! Документи з особового складу розміщуються окремо від документів тривалого зберігання. Найкращій варіант їх розміщення в спеціально виділеній кімнаті у вогнетривких шафах. Особові справи зберігаються за основним місцем роботи.

 

Усі стелажі, шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз, зліва направо.

На кожний стелаж складається перелік документів, що зберігаються на ньому. Такий список називається - картка постелажного топографічного покажчика (додаток 9). Покажчик прикріплюється до стелажа або шафи. Якщо відбуваються зміни, рух документів з полиці на полицю, зі стелажа на стелаж, то це обов’язково своєчасно відображається в покажчику

7.           Номенклатура справ установи. Що це і навіщо?

Номенклатура справ, опис справ, акт про вилучення документів для знищення – це три стовпи, на яких тримається архівна справа. Розуміючі із чого саме і для чого складаються ці документи, буде зрозуміла систематизація архіву, підготовка до знищення документів і в цілому документообіг.

Слово «номенклатура» походить від латинського  nomenclatura, що означає «список, перелік».

В архіві це означає перелік справ (груп документів) по департаментам, управлінням, відділам установи. Чому саме номенклатура справ? В архіві однотипні документи, об’єднанні в зшив, називаються справою. Класична архівна справа виглядає як книга або журнал. В розділі кожного структурного підрозділу розміщується список справ, з якими  цей відділ працює протягом року. Навпроти кожного виду документів проставляється строк їх зберігання.

Навіщо потрібно складати номенклатуру справ?

1.    Це наглядна схема установи, де відображені всі  департаменти, управління, відділи. Номенклатура дає чітке уявлення про структуру установи. А це дуже важливо, тому що архіваріус повинен знати, де можуть накопичуватися документи для подальшої передачі їх в архів

2.    Це перелік усіх видів документів, які утворює в своєї діяльності і з якими працює установа. Напроти кожного виду документів зазначається приблизна їх кількість, яка накопичується у відділі протягом року. Важливо знати склад і об’єм документообігу установи, щоб розуміти яким чином систематизувати прийняти документі, в якому об’ємі розміщувати їх по стелажах

3.    Номенклатура справ  є довідником по строкам зберігання документів. Тобто з неї можна дізнатися не тільки про види документів установи, їх кількість, а й про строки зберігання документів

4.    Спираючись на номенклатуру справ не складно буде скласти акт про вилучення документів для знищення.

Зведена номенклатура справ (додаток 2) складається на підставі номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 1), які повинні надати її не пізніше 15 листопада поточного року. Зведена номенклатура справ підписується керівником служби діловодства і візується архіваріусом. Потім не пізніше 1 січня наступного року схвалюються експертною комісією (далі ЕК) установи і затверджується керівником установи. Цей важливий документ затверджується раз на п’ять років. Але якщо, в структурі установи відбулися значні зміни або змінились строки зберігання документів, то номенклатура справ заново невідкладно перескладається і затверджується.

Затверджена номенклатура установи роздруковується у трьох примірниках.

Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій – залишається в архіві.

Складання номенклатури

При складанні зведеної номенклатури справ можуть статися у пригоді типова або примірна номенклатури. Їх спеціально розробляють вищі органи управління (наприклад, міністерства, головні управління) з метою уніфікації складу справ і строків їх зберігання.

Типова номенклатура встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною  системою індексації кожної справи і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Наприклад, примірна номенклатура справ промислового підприємства

Строки зберігання справ, передбачені типовою або примірною номенклатурою справ, переносяться до номенклатури справ установи без змін.

Якщо немає типової або примірної номенклатури справ, то номенклатура справ установи розробляється на підставі номенклатур, наданих структурними підрозділами цієї установи. Строки зберігання документів визначаються «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

. В Переліку необхідно відшукати назву документів, яка відповідає назві і значенню документів установи. За кожним видом документів в Переліку закріплена стаття, вказаний строк зберігання документів.

Увага! Строк зберігання документів відраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, якщо документ завершений у 2022 році, строк його зберігання починається з 01 січня 2023 року.

Номенклатура справ виглядає як таблиця, поділена на п’ять граф (додаток)

графа 1 -  індекс справи. Індекс це індивідуальний номер кожної групи справ в номенклатурі.

Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи і порядкового номера справи в межах підрозділу.

Наприклад: 01-02, де 01 - індекс управління, 02 - порядковий номер справи, або 01-01-03, де 01-01 - індекс відділу у складі управління, 03 - порядковий номер справи.

графа 2 –заголовок справи, тобто документи одного виду об’єднанні під одною назвою. Назва повинна розкривати склад і зміст.

Наприклад:

«Накази генерального директора компанії з основної діяльності», де «Накази генерального директора» - це склад, «з основної діяльності» - це зміст

«Листування з організаційних питань діяльності», де «Листування» – це склад, «з організаційних питань» – зміст

«Договори з постачання товару», де «Договори» - це склад, «з постачання товару» - зміст

Більш детально. Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності:

-       назва видів документів у справі (накази, протоколи, листування, журнал тощо)

-       автор документів (найменування установи, структурного підрозділу);

-       адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

-       стислий зміст документів справи (про що саме документи);

-       назва регіону, з яким пов’язаний зміст документа;

-        дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Увага! Неможна вживати розмиті формулювання. Наприклад «Вхідна кореспонденція», «Документи з фінансування»

Але є винятки, коли  дозволяється вживати загальне слово «Документи», а після нього у дужках уточнювати у  (анкети, довідки, графіки)

Слово «Документи» також використовується, якщо справи містять додатки до нормативно-правового акту або розпорядчого документу. Наприклад, «Документи до протоколів засідання наради компанії»

Графа 3 кількість сформованих справ протягом поточного року. Заповнюється наприкінці календарного року.

Графа 4 строки зберігання справ, номери статей.

Для документів, які не передбачені Переліком, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи. В номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено» (назва ЕК органу вищого рівня, протокол №___ від___».

Графа 5 Примітка. Робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

В якій послідовності розміщувати структурні підрозділи?

Як правило першим йде Адміністрація (служба діловодства) з наказами з основної діяльності чи протоколами засідань, листуванням. Потім йдуть структурні підрозділи за ступеню їх важливості. Це структурний принцип побудови зведенні номенклатури справ. Застосовується, якщо установа має чітку структуру управління с назвами департаментів, управлінь, відділів

Але, якщо чіткої структури немає, то номенклатура складається за напрямами діяльності. Тобто назва розділів буде назвою функції. Наприклад, «Планування», «організація роботи», «фінансування» та ін. Розміщуються такі розділи також за ступеню важливості

Можна поєднати два варіанта структурний і функціональний

Номенклатура справ дає уявлення, які саме документи будуть надходити до архіву. Для уникнення непорозумінь все документи передаються до архіву по реєстру або описам. Архів звіряє наявність і засвідчую опис своїм підписом. В наступному розділі йдеться про описи справ.

Номенклатури справ структурних підрозділів зберігаються 3 роки після заміни новими та за умови передавання справ до архів-ного підрозділу організації

Зведені номенклатури справ установи зберігається 5 років після заміни нової та за умови складення зведених описів справ (ст.112а, 112в «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

 

8.           Види описів справ

Архіви установ, що не зберігають документи НАФ , використовують у своєї роботі три види описів:

-       Опис справ структурного підрозділу або відповідального за передачу документів в архів (додаток 3)

-       Опис справ тривалого зберігання (понад 10 років) (додаток 10)

-       Опис справ з кадрових питань (з особового складу) (додаток 11)

На документи тимчасового зберігання зведені описи справ установи не складаються

Опис справ структурного підрозділу необхідна для фіксування факту прийому-передачі документів до архіву. Складається у 2-х примірниках відповідальним за передачу та передається до архіву разом з документами. Архіваріус перевіряє наявність документів, зазначених в опису. І якщо немає зауважень чи нестачі, підписує обидві примірника. Один примирник залишається на зберіганні в архіві, другий повертається тому, хто передав документи. Таким чином у обох сторін є документальне підтвердження факту прийому-передачі документів.

Опис справ тривалого зберігання (понад 10 років)

Відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5) документи тривалого зберігання передаються до архіву в упорядкованому стані. Тобто документи повинні бути зшиті в справи в твердій обкладинці. Аркуші в справах пронумеровані.

Справи передаються по опису справ структурних підрозділів установи. Зазвичай ці документи утворюються в службі діловодства або у відділі кадрів. Наприклад: «накази з основної діяльності», «протоколи загальних зборів», «приймально-здавальні акти» (у разі зміни керівника кадрової служби)

До опису входять документи, які мають строк зберігання «до ліквідації організації» або понад 10 років (окрім кадрових документів)

Заголовки справ у цьому опису розміщуються відповідно порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи

 

Опис справ з кадрових питань (особового складу)

Відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5)  кадрові документи передаються до архіву відділом кадрів в упорядкованому стані. Тобто документи повинні бути зшиті в справи в твердій обкладинці. Аркуші в справах пронумеровані.

Справи передаються відділом кадрів по опису справ прийому-передачі.

Задача архіваріуса скласти опис з кадрових питань (особового складу) і подалі її доповнювати

Опис складається у 2- примірниках

 

До цього опису входять кадрові документи, строк зберігання яких становить понад 10 років. Наприклад: «накази керівника установи з кадрових питань», «особові справи звільнених працівників», «особові рахунки», «штатний розпис», «трудові книжки» (якщо не були затребувані) тощо.

Відділ кадрів передає також документи тимчасового зберігання. Наприклад: «матеріали, що не увійшли до складу особових, справ», «заяви на соціальні пільги», «договори про матеріальну відповідальність», «табелі», «накази про надання щорічних відпусток», «стягнення», «листування з кадрових питань». Кадрові документи тимчасового зберігання не включаються до опису з кадрових питань.

Без опису з кадрових питань неможливо знищення документів, строк зберігання яких закінчився.

Описи справ тривалого зберігання і описи з кадрових питань підписуються архіваріусом, затверджуються керівником установи і схвалюються протоколом ЕК установи

Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років) і описи справ з кадрових питань вносяться в зведену номенклатуру справ установи і зберігаються 3 роки після знищення справ, що зазначені у цих описах (ст.137 «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

 

9.           Загальні правила оформлення описів

 

Складаються описи не пізніше 31 грудня поточного року у 2-х примірниках, затверджуються керівником установи і схвалюються експертною комісією (ЕК) установи. Перший примірник опису зберігається недоторканим в архіві, другий використовується у роботі

 

При невеликій кількості справ  (до 20 на рік) можна складати зведений опис раз на декілька років, але не більш ніж за п’ять.

 

Опис складається з річних розділів. Всередині річних розділів йде перелік справ згідно того порядку, який визначений в зведеної номенклатурі справ (структурний або функціональний). Заголовки справ повинні відповідати заголовкам зведеної номенклатурою справ за цей же рік.

 

У разі внесення в опис декількох справ підряд з однаковим заголовком зазначають повністю лише заголовок першої справи, а всі інші позначають словами "Те саме". При цьому строк зберігання, кількість аркушів пишуть повністю.

 

Нумерація справ валова: 1, 2, 3, 4, 5 і так далі незважаючи на структурні і хронологічні  розділи

 

Опису присвоюється порядковий номер. Наприклад: Опис №1 з кадрових питань.

При складанні нового річного розділу у наступному році номер опису зберігається як №1, але з дописом у дужках «продовження».

Так нумерація продовжується до числа 9999. По досягненню цієї кількості починають новий опис – Опис №2

В установах з річним обсягом документообігу до 600 документів опис доцільно закінчувати з кількістю справ 999

Наприкінці опису обов’язково робиться підсумковий запис, в якому вказується цифрами і словами фактичну кількість справ, внесений до цього опису. Також вказуються різні особливості при нумерації (наявність літерних або пропущених номерів)

Наприклад:

У цей опис включено 350 (триста п’ятдесят) справ з № 1 по № 350, у тому числі:

літерні номери: 45а, 60а, 150б;

пропущені номери: 75, 130.

Описи мають титульні листи (додаток 12) і засвідчувальний напис (додаток 5). Всі описи прошиваються прошиваються

 

10.       Опис з кадрових питань. Важливі моменти

 

До номеру опису можна додавати літерний індекс, що визначає склад документів опису, наприклад Опис №1-к (опис з кадрових питань).

Як вже зазначалось раніше, до опису справ з кадрових питань (особового складу) входять усі кадрові документи строком зберігання понад 10 років

Документи, строк зберігання яких становить менше 10 років до опису не включають.

 

Порядок розміщення в опису всіх справ установи з кадрових питань

 

-       накази (розпорядження) з кадрових питань строком зберігання 75 років. Це накази (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, переміщення за посадою, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, надання відпусток без збереження заробітної плати та ін.;

-       облікові документи. Це списки працівників; книги або журнали обліку наказів з кадрових питань;

-       картки обліку працівників (ф. № П–2);

-       особові справи працівників, у т.ч. атестаційні, персональні;

-       контракти, трудові договори (угоди), що замінюють накази з кадрових питань;

-       особові рахунки із заробітної плати, у разі їх відсутності – розрахункові відомості із заробітної плати;

-       документи про атестацію і тарифікацію. Це тарифікаційні відомості; документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації (документи засідань атестаційних, кваліфікаційних комісій, конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду, інших комісій з кадрових питань);

-       документи про нагородження працівників;

-       документи про аварії, акти про нещасні випадки на виробництві, професійні захворювання тощо;

-       документи про атестацію робочих місць за умовами праці та документи, що підтверджують зайнятість працівників на роботі зі шкідливими або небезпечними умовами праці;

-       незатребувані оригінали особистих документів офіційного походження. Це дипломи, атестати, посвідчення, трудові книжки (незатребувані).

 

Як правильно записувати в опису заголовки особових справ, карток, рахунків

 

Внесення особових справ

 

Перший варіант: внесення кожної справи окремо під самостійним порядковим номером опису

В заголовку справи прізвище, ім’я, по батькові звільненого працівника зазначають повністю у родовому відмінку

Наприклад: Особова справа Шевченка Івана Олександровича, звільненого у 2009 р

 

Другий варіант: внесення декілька особових справ, зшитих в одну книгу. Кількість аркушів у такій справі не повинна перевищувати цифру 250. Кожен такий зшив має свій окремий порядкових номер у опису

Наприклад:

1. Особові справи працівників ТОВ «Люкс», звільнених у 2021 році, з прізвищами з літери “А” по літеру “К”.

2. Те саме, з літери “Л” по літеру “П”.

 

Внесення особових карток

 

Особові картки в рамках одного року об’єднують в зшиви (справи) в алфавітному порядку прізвищ звільнених працівників установи. Кожен з таких зшив має окремий порядковий номер в опису.

Наприклад: Особові картки працівників ТК «Маркер», звільнених у 2020 році (ф. № П-2), з прізвищами з літери “А” по літеру “Л”.

 

Внесення особових рахунків

 

Перший варіант. Особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості із зарплати) в рамках одного року об’єднують в зшиви (справи) в алфавітному порядку прізвищ звільнених працівників установи. Кожен з таких зшив має окремий порядковий номер в опису.

Наприклад: Особові рахунки працівників з прізвищами з літери “Л” по літеру “О”

 

Другий варіант внесення особових рахунків і річному розділі за структурної ознакою

Наприклад: Особові рахунки працівників фінансового відділу

 

Якщо в установі утворюється велика кількість особових прав, карток, то допускається складання окремих описів на особові справи чи особові картки.

 

Опис справ з кадрових питань складається у двох примірниках і разом з актом про вилучення для знищення документів подається на розгляд ЕК установи, потім на ЕПК державного архіву.

 

11.       Документи невиправно пошкоджені. Що робити архіву?

При неправильному зберіганні документів (сирість, цвіль, вицвітання на сонці) документи можуть бути невиправно пошкоджені. В такому разі складається акт про невправні пошкодження документів (додаток 13). Акт схвалюється ЕК установи та затверджується її керівником. Документи (справи) знімаються з обліку для знищення.

Якщо виникла аварія, в результаті якої були затоплені або згоріли первинні бухгалтерські документи, то наказом керівника установи створюється комісія з розслідування обставин аварії, складається перелік пошкоджених документів. До складу  комісії долучаються працівники бухгалтерії, юрист, інженер з техніки безпеки та інші, хто може визначити причини і наслідки втрати. Також до участі у роботі комісії запрошується представники слідчих органів і державного пожежного нагляду.  фахівці, які можуть визначити причини і наслідки того, що сталося (п. 6.10 Положення №88 про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України від 24.051995)

По закінченню розслідування складається акт у довільній формі або у формі акту про невиправні пошкодження документів (додаток 13), який затверджує керівник установи. Копія акту в 10-денний строк надсилається податковій, місцевому фінансовому органу.

Втрачені первинні бухгалтерські документи за неможливістю їх відновлення знімаються з обліку.

Акт про невиправні пошкодження документів зберігається до ліквідації установи. А  у разі ліквідації передається до державного архіву (ст.130 «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

 

12.       Експертна комісія установи. Її завдання

Всі документи, які розробляє архів, схвалюються ЕК (експертною комісією) установи.

А саме:

-       зведена номенклатура справ

-       описи з кадрових питань

-       опис документів тривалого зберігання (понад 10 ркоів)

-        порядок прийому-передачі документів до архіву, акт про знищення документів.

-       положення, інструкції про служби діловодства і архіву

-       акти про знищення документів

-       акти про невиправні пошкодження документів

Експертна комісія – це постійно діюча комісія установи. Її функцій прописуються в Положенні про ЕК, яке складає служба діловодства або архів на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (наказ Міністерства юстиції України від 19.06.2013 №1227/5)

 

Наказом керівника установи призначається склад комісії: юрист, головний бухгалтер, керівник служби діловодства, керівник архіву. Можлива участь ще деяких працівників інших відділів. Головою комісії призначається юрист. Секретарем комісії – архіваріус.

Архіваріус (секретар комісії) ініціює проведення засідань комісії, складає протоколи та доводить до відома рішення ЕК.

ЕК працює згідно свого річного плану, який затверджує голова комісії

Крім проведення засідань з приводу схвалення архівних нормативних документів, завданням ЕК є проведення експертизи цінності документів. Архіваріус не може одноосібно приймати рішення про внесення справ до описів або вилучення тих и чи інших документів, строки зберігання яких закінчились. До цього процесу залучаються члени експертної комісії.

В роботі з проведення експертизи цінності документів ЕК дотримується Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів (постанова Кабміну України від 08.08.2007 №1004)

Проведення експертизи цінності документів необхідне для складання за її результатами Акту про вилучення до знищення документів,  а також описів документів тривалого зберігання, описів з кадрових питань

Увага! Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності

Як проходить відбір документів на практиці:

1.      Архіваріус відбирає документи, які увійдуть в описи і акт на знищення. В роботі керується зведеною номенклатурою справ, типовим переліком, де вказані строки зберігання документів. В процесі проведення експертизи цінності уточнюються склад документів установи, їх строки зберігання.

2.    По завершенню експертизи цінності, тобто відбору архіваріус складає опис справ тривалого зберігання (понад 10 років) (додаток 10), опис справ з кадрових питань (додаток 11) и акт про вилучення для знищення документів (додаток 14).

3.     Описи і акт подає на розгляд ЕК установи. Експертна комісія проводить засідання і схвалює ці документи. Протокол з рішенням комісії зберігається у секретаря ЕК, тобто у архіваріуса (додаток 15)

4.    Керівник установи затверджує своїм підписом схвалені документи

5.    Потім описи і акт передаються на розгляд і погодження до ЕПК (експертно- перевірочної комісії) державного архіву

Тільки після погодження з державним архівом можна приступати безпосередньо до утилізації документів

 

13.       Складання акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Знищення документів

Після проведення експертизи цінності документів складається Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Під Національним архівним фондом (НАФ) маються на увазі документи постійного зберігання, які мають культурну і історичну цінність. Документи постійного зберігання знищувати заборонено. Установи, які в своїй діяльності створюють такі документи,  передають їх на постійне зберігання до державного архіву.

Установи, які не мають в своєї діяльності таких документів, в назві акту все одно зазначають, що включені до акту справи не відносяться до НАФ. Таке правило.

Зазвичай акти на знищення складаються щорічно і нумеруються - Акт №1, при наступному знищенні документів Акт №2 і так далі.

До акту включаються всі документи установи, строк зберігання яких закінчився до 1-го січня того року, в якому складається акт.

Строк зберігання документів відраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Тобто, якщо документ завершений у 2022 році, строк його зберігання відраховується з 01 січня 2023 року.

Наприклад: видаткові накладні 2018 року Строк зберігання видаткових накладних становить 3 роки. Відрахування починається з січня 2019.  Тобто ці документи зберігають повних 2019, 2020, 2021 роки. Знищувати їх можна починаючи з січня 2022 року. І відповідно вносити в акт на знищення можна не раніше з січня 2022 року.

Всередині акт має валову нумерацію груп справ, починаючи з №1.

Увага! Назви однорідних документів (справ) записуються в акті під загальним заголовком. А в графі «кількість справ» зазначається їх кількість.

Наприклад: не виділяють окремим строками касові книги різних відділів. Просто касові книги (незважаючи з я кого вони відділу ) прописують у акті один раз – «Касові книги» і вказують загальну кількість книг установи.

 

Акт у 2-х примірниках ухвалюється ЕК установи, затверджується керівником установи і передається для погодження ЕПК державного архіву.

Якщо в акт внесені первинні бухгалтерські документи, до нього ще додається довідка про проведення перевірки податковими державними службами.

В довідці також вказуються відомості про наявність або відсутність:

-       фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;

-       спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.

Довідку підписує і завіряє печаткою (за наявності) керівник установи.

 

Увага! Разом з актом обов’язково складається і ухвалюється ЕК установи, а потім надається для погодження ЕПК держархіву опис з кадрових питань. В цей опис повинні бути включені документи періоду знищення. Наприклад: згідно акту знищуються документи установи за 2018-2021 роки. Тому до опису з кадрових питань обов’язково входять документи з особового складу за 2018-2021. Тобто без підтвердження збереженості кадрових документів знищення інших документів, строк зберігання яких закінчився, забороняється

 

Після погодження ЕПК держархіву акту і опису з кадрових питань документи, перелічені в акті можуть бути знищені. Вони передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.

Акт про вилучення документів для знищення зберігається до ліквідації установи. А  у разі ліквідації передається до державного архіву (ст.130 «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

 

 

14.       Що робити з документами при ліквідації установи

Необхідно пам’ятати, що керівник установи персонально несе відповідальність за збереження документів з особового складу своїх працівників.

У разі ліквідації установи видається відповідна постанова (або рішення, наказ, розпорядження) та створюється ліквідаційна комісія або призначається ліквідатор для проведення інвентаризації і передачі майна, документів. Документи передаються в упорядкованому стані за описами справ правонаступнику або організації вищого рівня, у разі їх відсутності – до державного архіву за місцем реєстрації установи. Також допускається передавання документів до приватних архівів для їх подальшого архівного зберігання.

В процесі проведення ліквідації здійснюються перевірки з фінансово-господарського стану і стану документів установи.

Перевірка стану документів передбачає:

-       Проведення експертизи цінностей документів і відбір тих, які обов’язково необхідно передати правонаступнику або в державний архів. Які саме  документи визначено у «Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (Наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 №430/5)

-       Оформлення справ для передачі: прошивка, нумерація, складання описів справ. У разів відсутності деяких документів – їх розшук. Якщо документи так і не були знайдені, складається акт про не стачу документів (справ) (додаток 16)

-       Складання акту про вилучення для знищення документів, які не внесені до НАФ (Національного архівного фонду) і строк зберігання яких закінчився

-       Складання описів справ тривалого зберігання і описів справ з кадрових питань, а також актів, які схвалюються ЕК установи і погоджуються ЕПК державного архіву. Після цього їх затверджує голова ліквідаційної комісії

-       У разі передачі документів не правонаступнику, а держархіву або приватному архіву голова ліквідаційної комісії або ліквідатор готує лист (заяву) до архіву щодо передачі документів на архівне зберігання. В листі обов’язково вказується назва і номер документу (постанова, рішення, ухвала, наказ, розпорядження, акт), що є підставою для  ліквідації установи, кількість та хронологічні межі документів, що підлягають передаванню до архіву (з моменту створення установи і до моменту її ліквідації), та наявність відповідних описів справ у тому числі і тимчасового зберігання.

-       Складається акт про приймання-передавання  (додаток 17) правонаступнику або архіву. Документи пакуються і доставляються на місце подальшого зберігання

-       Архів приймає документи і надає для державного реєстратора довідку про приймання документів на архівне зберігання. Ця довідка необхідна для зняття з реєстраційного обліку ліквідованої установи.

Порядок приймання-передавання документів регламентується Порядком приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої (наказ Міністерства юстиції України 19.07.2017 № 2301/5)

 15.       Зв'язок з державним архівом

 

В цьому методичному посібнику розглянуті основні правила роботи архівних відділів установ, в яких не має документів, що відносяться до Національного архівного фонду і передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Але незважаючи на це, архіви цих установ все ж таки співпрацюють с державними архівами в обов’язковому порядку. З чим це пов’язано? Насамперед з метою збереження документів з особового складу (накази про прийом, звільнення, декретні відпустки, особові справи, розрахунково-платіжні відомості). Ці документи необхідно зберігати 75 років після звільнення працівника, щоб при необхідності він мав можливість підтвердити свій трудовий стаж і суму заробітної плати.

Крім цього державні архіви контролюють установи на предмет можливого утворення в процесі їх діяльності документів НАФ.

Описи справ тривалого зберігання (понад 10 років), описи справ з кадрових питань (способового складу), а також акт про вилучення  для знищення документів, не внесених до НАФ,– всі ці документи мають юридичну силу тільки після погодження ЕПК (експертно-перевірочною комісією)  державного архіву.

Таким чином держархів контролює збереження і склад/стан документів установи

 

Державні архіви також надають методичну допомогу при складанні описів, актів. Консультують на предмет архівації документів.

 

16.             Електронний архів

 

16.1.Зберігання

Поряд з паперовими документами на збереження до архіву можуть передаватися електронні документи. Організація і ведення архіву передбачає деякі правила, відмінні від правил для паперового архіву. Основні з них прописані в Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 року № 1886/5). У Порядку наведений перелік форматів електронних документів, вимоги щодо найменування файлів, протокол дій при конвертуванні файлів

У даному методичному посібнику розглянуті основні моменти.

Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі.

Для організації роботи про прийому, зберіганню, переміщенню, використанню електронних документів (ЕД) установи необхідно скласти відповідну інструкцію з урахуванням програмного забезпечення та ступені автоматизації робочих процесів. Як правило, ця задача покладається на службу діловодства та ІТ-фахівців

ЕД (електронні документи) дозволяється відтворювати у паперовому виді у випадках неможливості використання комп’ютерної техніки і з інших різних обставин, які унеможливлюють використання електронного оригіналу

При складані зведеної номенклатури справ та описів додаються також і електронні документи. В графі «Примітка» проставляється «ЕД»

ЕД разом з паперовими документами також додаються і до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. У графі «Примітка» проставляється відмітка «ЕД».

Якщо ЕД забагато, то можна скласти окремий акт про вилучення для знищення. Тоді у назві акту зазначається, що відібрані для знищення саме електронні документи (додаток 20)

Передача здійснюється також згідно описам прийму-передачі. Опис можна надіслати в електронному виді. Архіваріус перевіряє наявність документів і оформлення. Оформлення (найменування документів, формат тощо) визначається інструкцією з діловодства установи.

Під електронними документами розуміють:

-        цифрові документи, які обов’язково мають цифрові підписи

-       Скан-копія/фотокопія оригіналу паперового документу

Передані до архіву електронні документи переміщуються до електронного архівосховища, доступ до якого обмежений для співробітників, окрім архіваріуса і ІТ-фахівця. Для інших працівників можливий лише перегляд. Треба зазначити, що робота архіву щодо організації зберігання електронних документів тісно пов’язана з роботою IT-фахівцями, які визначають і місце зберігання, конвертування тощо. 

В деяких  базах даних з обліку документообігу електронні документи підв’язані до карток реєстрації документа і завантажені в саму базу даних. Наприклад: картка договору, де прописані всі його реквізити  (ініціатор, дата, номер, постачальник послуг, банківський рахунок та інше) і поточний стан (узгодження, закриття тощо). До цієї картки прикріплюється скан-копія паперового оригіналу  або цифровий договір з цифровими підписами

Увага! Обов’язково необхідно створити страховий фонд електронних документів.

За встановленими правилами роботи з електронними документами і для забезпечення їх постійного зберігання створюють 4 фонди:

-       основний фонд

-       страховий фонд

-       фонд користування

-       віддалений страхових фонд

 

Основний фонд

Після того, як архіваріус перевірив передані електронні документи, присвоїв їм обліковий номер, вони переміщуються до основного фонду.

Увага! В основному фонді електронні документи зберігаються у тому форматі, в якому вони були створені автором і отримані архівом.

Окрім оригінальних електронних документів (у тому початковому форматі, якому вони були створені) в основному фонді також зберігаються ще дві конвертовані версії (у разі наявності):

-       остання актуальна версія, створена при останньому конвертуванні

-       попередня версія, створена при попередньому конвертуванні

Більш детально про конвертування буде у наступному підрозділі.

Страховий фонд

Страховий фонд створюється з метою збереження архівних електронних документів на випадок їх пошкодження або втрати

У страховому фонді знаходяться копії електронних документів та їх конвертовані версії. Копіювання файлів (електронних документів) у страховий фонд здійснюється з основного фонду

Увага! Страховий фонд зберігається окремо від основного фонду.

 

Фонд користування

Фонд користування призначений для відкриття доступу до архівних електронних документів, тобто для користувачів інших структурних підрозділів установи

В ньому зберігаються копії документів з основного фонду у форматі, придатному для  користування.

 

Віддалений страховий фонд

Особливість цього фонду полягає у тому, що він розташовується територіально віддалено від основного і страхового фонду. На випадок, якщо основний і страховий будуть пошкоджені або втрачені.

 

Архів зобов’язаний періодично здійснювати перевірку наявності і кількості архівних документів і їх конвертованих версій згідно облікових документів чи облікових баз даних, а також здійснювати перевірку їх цілісності

Якщо буде виявлено пошкодження або втрата, електронні документи відновлюють зі страхових фондів.

 

16.2.  Конвертування

 

З часом формат, у якому був створений документ, втрачає актуальність, застаріває. Тому потрібно його конвертувати у новий формат.

Увага! Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання. Конвертувати чи ні документи тимчасового зберігання вирішує керівник установи і якщо є така необхідність, видає відповідний наказ або розпорядження.

 

При конвертуванні складається акт про конвертування електронних документів, а якому перелічуються відібрані ЕД (додаток 18)

 

Починаючи з третього конвертування, конвертовані документи, що передували передостанній конвертованій версії, видаляють. Їх видалення, тобто знищення оформлюють актом про знищення конвертованих електронних документів (додаток 19).

У випадку пошкодження архівних конвертованих електронних документів в основному фонді і неможливості їх відтворення здійснюють повторне конвертування попередньої версії

Конвертування виконується в плановому порядку. Вибір засобу конвертування здійснюється ІТ-фахівцями з огляду на існуючий рівень програмування і автоматизації в архіві і установі в цілому.

 

17.          Перелік додатків

1.    Номенклатура справ структурного підрозділу установи

2.    Номенклатура справ установи (зведена)

3.    Опис прийому-передачі документів до архіву від структурних підрозділів установи

4.    Внутрішній опис справи

5.    Засвідчувальний напис справи

6.    Оформлення обкладинки справи

7.    Картка-замінник справи

8.    Акт про видавання справ у тимчасове користування

9.    Картка постелажного топографічного покажчика

10.  Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання

11.  Опис з кадрових питань (особового складу)

12.  Титульний лист опису

13.  Акт про невиправні пошкодження справ (документів)

14.  Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

15.  Протокол засідання ЕК (експертної комісії) установи (зразок)

16.  Акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано

17.  Акт приймання-передавання справ (одиниць зберігання/одиниць обліку) від однієї архівної установи до іншої

 

 

18.               Додатки

Додаток 1

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на__________рік

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

_________________________________________________________________
(назва розділу, для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності)

 

Посада керівника структурного підрозділу	______________ (підпис)	_________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи ____________   _____________________  (підпис) (ініціали (ініціал імені),  прізвище)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі	______ (підпис)	___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року

  Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей	_______ (підпис)	___________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року

 

 

Додаток 2

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Посада керівника установи
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ	________________________________  (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
__________ № ___________	___  ____________ 20___ року
на__________ рік	М. П. (за наявності)

           

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5

 

____________________________________________________________________________

(назва розділу, для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності)

 

Посада керівника служби діловодства	______________ (підпис)			__________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи _________    ____________________      (підпис)      (ініціали (ініціал імені)прізвище)
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи   _______ № ________		ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву, ЕК архівного відділу  або ЕК органу вищого рівня ________ № ________

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі:

За строками зберігання	Разом	У тому числі
		таких, що переходять	з відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього

 

Посада керівника служби діловодства	______________ (підпис)	____________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

 

Підсумкові відомості передано в архів установи.

 

Посада особи, відповідальної за передачу відомостей	______________ (підпис)	____________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  ____________ 20___ року

 

 

Додаток 3

 

Найменування установи                                                  ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

Найменування структурного підрозділу                         Посада керівника

                                                                                             структурного підрозділу

                                                                                             ______________________________

                                                                                     (підпис)(ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                             _____ _____________ 20___ року

ОПИС

прийому-передачі документів

____________ № _____

№ з/п	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)
1	3	4	5

 

____________________________________________________________________________

(назва розділу (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності))

 

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

Посада укладача опису                                                                  ____________         (підпис) ____ ___________ 20___ року

_________________________     (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Передав __________________________________________________________________ справ

                                                                                        (цифрами і словами)

Посада працівника

структурного підрозділу               _____________                      __________________________

                                                                (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________  20___ року

Прийняв _________________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

Посада керівника архіву

(особи, відповідальної за архів)      ___________                           ________________________

                                                                 (підпис)  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________  20___ року

 

Додаток 4

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________

 

 

№ з/п	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів	Примітки
1	2	3	4	5

 

Разом:

______________________________________________________ документів,

(цифрами і словами)

 

______________________________________________________ аркушів документів,

(цифрами і словами)

 

______________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.

(цифрами і словами)

 

Посада укладача опису

_________             (підпис)

________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

Додаток 5

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ № ______

(РОЗДІЛУ ОПИСУ, ЗАКІНЧЕНОГО ОПИСУ)

 

 

 

У справі (розділі опису, закінченому описі) підшито і пронумеровано _________________ аркушів;

у тому числі літерні номери ___________;

пропущені номери _____________

+ аркушів внутрішнього опису __________

 

 

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів
1	2

 

 

 

Посада особи, яка склала

засвідчувальний напис                   ___________                           ________________________

                                                           (підпис)                                        (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____ ___________ 20___ року

 

Додаток 6

	_________________________________ _________________________________ _________________________________
	(найменування установи та структурного підрозділу)
(заголовок справи)
(крайні дати документів справи)
					На ____ арк.
					Зберігати
60
230

 

 

Додаток 7

Найменування установи

 

Найменування структурного підрозділу

 

КАРТКА-ЗАМІННИК СПРАВИ

 

Справа ___________________________________________________________________

(індекс за номенклатурою або номер за описом і заголовок)

 

Опис ___________________________________________________________________

(номер і назва)

 

Фонд ___________________________________________________________________

(номер і назва)

 

Видано ______________________

                         (дата видачі)

______________________________________________________________________________________

(особа, якій видано, та найменування її структурного підрозділу)

 

до ___________________________

            (дата повернення)

 

 

Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі	_______ (підпис)	_____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___  _____________ 20___ року

 

 

Додаток 8

Найменування установи

 

АКТ

____________ № _____

____________________

       (місце складання)

 

про видавання справ
у тимчасове користування

____________________________________________________________________________

               (найменування установи, до якої видаються справи, та її поштова адреса)

Підстава_____________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

З якою метою видаються справи ____________________________________________________

____________________________________________________________________________

Видано такі справи з фонду________________________________________________________

                                                                                 (№ і назва фонду)

 

№ з/п	Опис №	Справа № за описом	Заголовок справи	Крайні дати документів справи	Кількість аркушів у справі	Примітки
1	2	3	4	5	6	7

Разом видано _____________________________________________ справ на строк до__________________________________________________________________________

(цифрами і літерами зазначається точна дата повернення справ)

 

Справи видано в упорядкованому стані, оправлено в обкладинки, з пронумерованими аркушами і засвідчувальними написами. Отримувач зобов’язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу установи-фондоутворювача.

Отримувач зобов’язується повернути справи в строк, зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.

 

Посада керівника установи, що видала справи _______   _________________________   (підпис)  (ініціали (ініціал імені), прізвище)  ____ __________ 20___ року      М. П. (за наявності)		Посада керівника установи, що отримала справи ______      __________________________  (підпис)       (ініціали (ініціал імені), прізвище)  ____ __________ 20___ року       М. П. (за наявності)
Видав справи   Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)   _______   _________________________   (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ ___________ 20___ року		Отримав справи   ___________________               (посада) ______        ________________________   (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ ___________ 20___ року

Справи повернено в повному обсязі та збереженості.

 

 

Прийняв справи   Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)   _______   _________________________   (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ ___________ 20___ року

Здав справи   ___________________                (посада)   ______        ________________________   (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище) ____ ___________ 20___ року

 

 

Додаток 9

Найменування установи

КАРТКА

постелажного топографічного покажчика

	Архівосховище_________ Кімната_______________

Стелаж (шафа) № __________

№ полиці	№ фонду	№ опису	Справи (од. зб.) з № ______ по №____	Примітки
1	2	3	4	5

(лицьовий бік)

1

2

3

4

5

(зворотний бік)

 

Додаток 10

 

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

                                                                                             Посада керівника установи

                                                                                             ______________________________

                                                                                      (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                             ___  ____________ 20___ року

                                                                                                  М. П. (за наявності)

 Фонд № _____                                                                            

ОПИС № _____                                                                 

справ тривалого (понад 10 років) зберігання

за ___________ рік

 

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітки
1	2	3	4	5	6	7

____________________________________________________________________________

(назва розділу, (для юридичних осіб, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності)

)

До опису внесено __________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

 

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

Посада укладача опису                      ________                                                                    (підпис) ____ ___________ 20___ року				_________________________     (ініціали (ініціал імені), прізвище)
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)                              _________                                                                                                          (підпис) ____ ___________ 20___ року				_________________________     (ініціали (ініціал імені), прізвище)
	СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи _____________ № ____		СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК  установи вищого рівня _____________ № ______   (при наявності)

 

 

Додаток 11

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи ____________       ____________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)   ___ ____________ 20__ року        М.П. (за наявності)

 

Фонд № _____ ОПИС № _____ справ з кадрових питань (особового складу) за ___________ рік

 

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати документів справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітки
1	2	3	4	5	6	7

 

_____________________________________________________________________________________               (назва підрозділу (для юридичних осіб, у яких немає структурних підрозділів, - напряму діяльності)   До опису внесено ________________________________________________________________ справ                                                                     (цифрами і словами)   з № ______________ по № __________, у тому числі:   літерні номери ________________________, пропущені номери ___________________________

 

Посада укладача опису	____________ (підпис)	________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ ___________ 20___ року
Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)	____________ (підпис)	________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
____ ___________ 20___ року

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи _____________ № ______

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву _____________ № ____

 

 

 

Додаток 12

 

Найменування установи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Фонд № ________

Опис № ________

 

______________________________________________________

(назва опису)

 

 

 

 

 

___________________________

                                                                                                        (крайні дати справ)

 

Додаток 13

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

                                                                                             Посада керівника установи

 

                                                                                             ______________________________

                                                                                               (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                               ____ __________ 20___ року

                                                                                                   М. П. (за наявності)

АКТ

____________ № _____

____________________

       (місце складання)

про невиправні пошкодження

справ (документів)

 

Фонд № ___________

Назва фонду ____________________________________________________________________

У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені документи:

 

№ з/п	№ опису	№ справи (документа)	Заголовок пошкодженої справи (документа)	Крайні дати справи (документа)	Кількість аркушів справи (документа)	Характер та причини пошкоджень справи (документа)
1	2	3	4	5	6	7

 

Разом виявлено пошкоджених ________________________справ,__________________ документів.                                  (цифрами і словами)                            (цифрами і словами)

 

Зазначені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

	Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)        ____________                                                              (підпис) ____ ___________ 20___ року		_________________________  (ініціали (ініціал імені), прізвище)
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи   _____________ № ______

 

 

Додаток 14

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ Посада керівника установи ______            _______________________  (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)   _____    ____________ 20___ року           М. П. (за наявності)

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складання)

про вилучення для знищення документів,

не внесених до Національного архівного фонду

 

На підставі___________________________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх

___________________________________________________________________________________

            зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ___________________________________________________________

(назва фонду)

№ з/п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенк­латур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом	Кіль-кість справ (томів, частин)	Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Разом ________________________________________ справ за ___________ роки.

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів

____________ (підпис)

___________________________________           (ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ року

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи   _____________ № ______

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву   ___________ № _____

 

Описи справ постійного зберігання за _________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(найменування державної архівної установи, архівного відділу міської ради)

 

(протокол  __________ № __________).

 

Документи в кількості ____________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг   здано в ______________________________________________

                            (найменування установи)

_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною

 

накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення.

 

Посада особи, яка здала (знищила) документи

_________ (підпис)

_____________________________________             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

 

____  __________ 20 ____ року

 

 

Додаток 15

Зразок протоколу ЕК установи

 

ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_______________»   ПРОТОКОЛ ЗАСІДАННЯ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ   ___________ р. №________ м. ______________________

Голова комісії - ________________________ Секретар комісії - ________________________ Члени комісії: ___________________________________________________________________ Запрошена - ________________________   Кворум для ухвалення рішень є.   ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Про погодження номенклатури справ товариства на ________ рік (доповідач - завідувач канцелярії __________________). 2. Про відокремлення справ до зберігання та до знищення (доповідач - завідувач архівного відділу __________________). 3. Про схвалення… (інструкції з діловодства; положення про служби діловодства, архівних підрозділів та експертної комісії; анотованих переліків унікальних документів Національного архівного фонду (НАФ) (якщо такі є); акта про вилучення для знищення документів тощо). 4. Про звіт діяльності ЕК за _______ рік (доповідач - голова ЕК _________________). 5. Про затвердження плану роботи ЕК (секретар - ______________).   1. СЛУХАЛИ: ______________ - Внесла пропозицію затвердити номенклатуру справ товариства на _______ рік. Звернула увагу, що чинну номенклатуру справ доповнено справою 07-01 «Листування по роботі з цінними паперами» з огляду на нові напрями діяльності та в зв’язку зі збільшенням обсягу документування з цього питання.   ВИСТУПИЛИ: __________________- Засвідчила відповідність установлених термінів зберігання документів чинному Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41, установлених правил оформлення документів та формування справ товариства, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою. __________________ - Запропонувала для документів з обліку товарно-матеріальних цінностей (індекс справи 03-17), договорів (індекс справи 05/04) встановити строк зберігання «Доки не мине потреба» як документів, що мають суто практичне значення з юридичною чинністю протягом певного часу. __________________ - Для оперативно-облікових документів доцільно встановити термін зберігання від одного до п’яти років. Для документів, що мають бути долучені до справи 03-21, пропоную визначити строк зберігання п’ять років.   УХВАЛИЛИ: 1.1. Погодити номенклатуру справ товариства на ________ рік із внесеними змінами та доповненнями.   Голосували: «за» - 6 «проти» - нема  «утрималися» - нема   2. СЛУХАЛИ: __________________ - В результаті проведеної роботи відділом виокремлено справи до знищення, термін яких закінчився. Їх перелік унесено до акту. Відповідність документів зазначеним описам перевірено під час поаркушного перегляду. Пропонується погодити проект акта про виокремлення документів для знищення і справ за минулі роки, строк зберігання яких закінчився. Водночас у поточному діловодстві відібрано документи постійного зберігання для внесення до Національного архівного фонду та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву установи, визначено документи тимчасового зберігання в структурних підрозділах установи. Пропонується до перегляду та погодження описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; описів справ з особового складу.   ВИСТУПИЛИ: __________________ - Під час формування описів справ постійного зберігання, тривалого зберігання, особового складу враховано, що згідно з Методичними рекомендаціями щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків, схваленими протоколом засідання Методичної комісії Державного комітету архівів України від 14 червня 2005 року № 2, наше товариство потрапляє в коло організацій, визначених до потенційних джерел формування Національного архівного фонду. Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства перевірятиме збереженість документів. Відповідно зусилля спрямовано на якісне формування зазначених справ, вилучення копій та дублетних документів, унеможливлення втрати документів. Нестачі документів і справ, що обліковуються за номенклатурою справ, не виявлено. __________________ - Зауважила, що обмаль архівних площ для зберігання документів.   УХВАЛИЛИ: 2.1. Погодити та подати на затвердження описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання; описи справ з особового складу.   Голосували: «за» - 6 «проти» - нема «утрималися» - нема   2.2. Погодити акти про вилучення для знищення справ, строки зберігання яких закінчилися.   Голосували: «за» - 6 «проти» - нема «утрималися» - нема   2.3. Клопотати перед керівництвом установи про надання додаткового приміщення для архіву товариства та його належне умеблювання й оснащення.   (Решта пунктів оформляють за поданими зразками).   Голова комісії                                          __________________ Секретар комісії                                      __________________     До справи № ___________ ______________________ ___________ р.

Примітки. 1. У протоколі подано досить широке коло питань, яке зазвичай охоплює кілька засідань. 2. Протоколи засідань ЕК підлягають обов’язковій перевірці контрольними органами.

 

 

Додаток 16

Найменування установи                                                   ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                                            

                                                                                             Посада керівника установи

                                                                                             ______   _______________________

                                                                                                     (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

                                                                                                ____ __________ 20___ р.

                                                                                                  М. П. (за наявності)

АКТ

____________ № _____

____________________

       (місце складання)

про невиявлення справ (документів),

шляхи розшуку яких вичерпано

Фонд № ____________

Назва фонду____________________________________________________________

_______________________________________________________________________

У результаті ____________________________________________________________

встановлено відсутність у фонді зазначених нижче справ (документів). Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чим вважаємо за доцільне  зняти з обліку:

№  з/п	Опис №	Справа №  (або номери аркушів докумен-та)	Заголовок справи (документа)	Крайні дати	Кількість аркушів	Можливі причини відсутності
1	2	3	4	5	6	7

Разом __________________ справ, ______________________________документів.

   (цифрами  і словами)                                                 (цифрами і словами)

 

Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)       ____________                                                                   (підпис) ____ ___________ 20___ року

_________________________  (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Зміни до облікових документів внесено:

 

Посада керівника архіву (особи, відповідальної за архів)       ____________                                                                   (підпис) ____ ___________ 20___ року

_________________________      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

ПОГОДЖЕНО*

Протокол засідання Комісії

з контролю за наявністю, станом

та розшуком документів

державного архіву

___________ № _________

 

Додаток 17

 

ЗАТВЕРДЖУЮ ________________________________________ (посада керівника архівної установи (керівника юридичної особи), що передає документи) _____    _________________________________ (підпис)          (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) ____ ___________ 20___ р. М. П.

ЗАТВЕРДЖУЮ ______________________________________ (посада керівника архівної установи (керівника юридичної особи), що приймає документи) ________        __________________________  (підпис)               (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ)  ____ ___________ 20___ р. М. П.

 

АКТ

__________№________

____________________

(місце складання)

про приймання-передавання

справ (одиниць зберігання/одиниць обліку)

від однієї архівної установи до іншої

 

Підстава: ____________________________________________________________________

(зміст рішення, повна назва фонду, що передається або з якого вилучено справи для передавання)

____________________________________________________________________

_________________________________________________________ передала,  а

(найменування установи, яка передає справи, документи)

______________________________________________________________прийняла

(найменування установи, яка приймає справи, документи)

 

документи зазначеного фонду, облікові документи та довідковий апарат до нього:

 

№ з/п	№ і назва опису	Кількість примірників опису	Кількість справ (одиниць зберігання/одиниць обліку)	Примітки
1	2	3	4	5

 

Номери відсутніх справ ___________________________________________________________

Усього прийнято _______________________  справ (одиниць зберігання/одиниць обліку).

                                 (цифрами і словами)

 

Передавання здійснив ____________________________________ (посада особи, яка передає документи) _______   ____________________________ (підпис)        (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) ____ ___________ 20___ р.

Приймання здійснив ________________________________________ (посада особи, яка приймає документи) _____        _______________________________ (підпис)            (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) ____ ___________ 20___ р.

 

 

Додаток 18

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
	_______ (підпис)	_____________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
	Дата _______________

АКТ

______________ № ______

Про конвертування електронних документів

Електронні документи, відібрані для конвертування як такі, що не відповідають Переліку форматів даних електронних документів:

№ з/п		Ім'я файла електронного документа до конвертування	Ім'я файла електронного документа після конвертування		Примітка
1		2	3		4
	Найменування посади особи, яка здійснила конвертування електронних документів		__________ (підпис)	____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
	___ _____________ 20__ р.

 

Найменування посади особи, яка контролювала конвертування електронних документів	__________ (підпис)	____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ _____________ 20__ р.

 

 

Додаток 19

 

Найменування установи	ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи
	_______ (підпис)	_____________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
	Дата _______________

АКТ

___________________ № ________

Про знищення конвертованих електронних документів

Конвертовані електронні документи, відібрані для знищення як такі, що не підлягають обліку та зберіганню

№ з/п		Ім'я файла знищеного конвертованого електронного документа
1		2
	Найменування посади особи, що здійснила знищення конвертованих електронних документів		__________ (підпис)	____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)
	___ _____________ 20__ р.

 

 

Додаток 20

 

Найменування установи

ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника установи ________        _________________________     (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище)    Дата    Відбиток печатки установи із зазначенням ідентифікаційного коду

АКТ

_____________ № _____

_____________________

          (місце складання)

Про вилучення для знищення електронних документів,
не внесених до Національного архівного фонду

На підставі

____________________________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

___________________________________________________________________________

або типової (примірної) номенклатури справ)

відібрані для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили

практичне значення, документи фонду №  ________________________________________

                                                                                                               (назва фонду)

№ з/п	Заголовоксправи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенклатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за Номенклатурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5	6	7	8

Разом _______________________________________справ за _________ роки.

                                         (цифрами і словами)

 

 

Найменування посади особи, яка проводила експертизу цінності електронних документів

____________         (підпис)

________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.

 

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради __________ № _____

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК установи   __________ № _____

 

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________________________ роки схвалено (протокол від __________ № __________).

Документи в кількості ____________________________________________________ справ 

               (цифрами і словами)

знищено шляхом видалення файлів методом, який не дозволяє відновлення інформації.

Найменування посади особи, яка знищила електронні документи

____________ (підпис)

________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___ _____________ 20__ р.

 

 

19.               Розшифрування термінів

Архів – це окремий підрозділ чи установа, метою якої є забезпечення збереження документів і надання інформації на підставі цих документів.

Архіваріус – працівник, який забезпечує роботу архіву

 

НАФ України – Національний архівний фонд України – документи, що мать історичну і культурну цінність незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них

Документ – це зафіксована на матеріальному носії інформація у вигляді тексту, звукозапису або зображення з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати

 

Документообіг - це рух документів в установі від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання до архіву

 

Одиниця зберігання — фізично відокремлений архівний документ чи сукупність документів, що має самостійне значення (зшив документів, папка або коробка с документами)

Одиниці зберігання вносяться в архівні описи і облікові бази даних, оформляються згідно порядку, що в подальшому забезпечує їх пошук і використання. Кожна Одиниця зберігання має свій шифр

 

Номенклатура справ – це перелік видів документів, що утворюються у діловодстві підприємства із присвоєнням кожному з видів унікальних індексів із позначенням термінів зберігання

 

Опис справ – перелік одиниць зберігання, з позначенням їх змісту, хронологічних рамок, строків зберігання.

Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

 

Обліково-пошукова база даних архіву – номенклатура справ, описи справ, каталоги, реєстри, журнали реєстрації, книги обліку, покажчики, путівники. Все, що відноситься до обліку і пошуку документів в архіві, як в паперовому, так і електронному виді

 

Архівосховище —   окреме приміщення архіву, призначене для зберігання архівних документів. Архівосховище обладнується  згідно відповідних вимог щодо зберігання документів в ньому.

 

Експертиза цінності документів в установі - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ

 

Експертна комісія -  постійно діюча комісія установи. Її функцій прописуються в Положенні про ЕК, яке складає служба діловодства або архів

 

Конвертування електронного документа – дія, результатом якої є перетворення електронного документа з існуючого формату в інший формат. Конвертований електронний документ – дані, отримані в результаті конвертування, на які накладено електронний цифровий підпис.

Формат даних – спосіб представлення даних (кількість та порядок розміщення машинних кодів), які оформлені програмними засобами як одне ціле. Основний фонд електронних документів – фонд для зберігання архівних електронних документів та відповідних їм останніх та передостанніх архівних конвертованих електронних документів.

 

20.       Основні нормативні документи, які регулюють роботу архівів

 

 

«Правила роботи архівних установ України» (затверджені Наказ Міністерства юстиції України 08.04.2013 № 656/5)

 

«Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5)

 

«Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)

 

Складання архівних описів. Методичні рекомендації (Протокол засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 18.12.2012 № 5)

 

Податковий кодекс України, ст.44

 

Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 року N 2970-IX

 

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні Постанова Нацбанку України від 29.12.2017 №148 (ІІІ.35, IV/39)

 

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Міністерства фінансів України від 24.051995 №88)

 

Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (наказ Міністерства юстиції України від 19.06.2013 №1227/5)

 

Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів (постанова Кабміну України від 08.08.2007 №1004)

Складання архівних описів. Методичні рекомендації (Протокол засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 18.12.2012 № 5)

Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду (Наказ Міністерства юстиції України від 14.03.2013 №430/5)

 

Порядок приймання-передавання документів Національного архівного фонду та інших архівних документів від однієї архівної установи до іншої (наказ Міністерства юстиції України 19.07.2017 № 2301/5)

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» : від 22.05.2003 року № 851-ІV

 

Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну  (постанова Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 р. № 55)

 

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 року № 1886/5)

 

Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання (наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 №1886/5)

 

Конвертування електронних документів для постійного зберігання в архіві : методичні рекомендації УНДІАСД (схвалено протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 30 листопада 2010 р., № 5)